Quy trình triển khai phần mềm bảo hành điện tử được tư vấn theo hình thức phù hợp với sản phẩm và ngành nghề kinh doanh riêng của từng doanh nghiệp. Sử dụng các hình thức như Website, mã QR Code, nhắn tin SMS, Tem bảo hành điện tử hoặc APP. Tối ưu để sử dụng đơn giản, tự động và có thể tích hợp vào các phần mềm quản trị hiện có trong công ty.
Khảo sát yêu cầu và lựa chọn hình thức triển khai
Tùy theo đặc điểm của từng nhóm sản phẩm và ngành nghề kinh doanh sẽ được tư vấn để chọn lựa hình thức triển khai bảo hành điện tử phù hợp.
Tất cả các phương án triển khai bảo hành điện tử đều liên kết vào website và thương hiệu của doanh nghiệp.
Các hình thức triển khai bảo hành điện tử phổ biến như: QR Code, SMS, Tem bảo hành, App trên di động và cơ bản nhất là trên web.
Ghi nhận các ý kiến riêng về nghiệp vụ kinh doanh - quản lý sản phẩm - bảo hành - chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp cũng như hệ thống phần mềm hiện tại đang dùng và đưa ra phương án hợp lý.
Thông báo thời gian triển khai phần mềm Bảo hành điện tử dựa theo các yêu cầu trên.
Các hạng mục in ấn tem bảo hành hoặc mua máy in tem sẽ được hướng dẫn và cung cấp tài liệu hỗ trợ.
Các bước xây dựng phần mềm bảo hành điện tử
Sau khi thống nhất rõ yêu cầu, nghiệp vụ riêng của từng doanh nghiệp về phương án triển khai. BlueData sẽ tiến hành khởi tạo và phát triển các chức năng của phần mềm bảo hành theo tuần tự các bước như sau:
Bước 1: Khởi tạo website bảo hành tích hợp chung với website của doanh nghiệp
Thiết kế giao diện website bảo hành riêng và cập nhật các nội dung, hình ảnh của chương trình bảo hành điện tử để khách hàng tham khảo.
Lập trình các chức năng kiểm tra, kích hoạt bảo hành và tích hợp API vào phần mềm bảo hành điện tử.
DNS tên miền website bảo hành của doanh nghiệp, ví dụ: baohanh.webcongty.com.
Cấu hình bảo mật SSL theo yêu cầu.
Bước 2: Lập trình các chức năng theo yêu cầu
Các hạng mục chức năng được yêu cầu phát triển riêng sẽ được bộ phận công nghệ xử lý và cập nhật chung vào phần mềm.
Sau khi tiến hành kiểm tra và thử nghiệm sẽ được cập nhật chính thức để sử dụng.
Bước 3: Cấu hình thông tin sản phẩm
Cập nhật thông tin về Hãng, Nhóm, Model của sản phẩm bao gồm hình ảnh, link website, giá bán tham khảo, thời hạn bảo hành trên từng Model.
Setup danh sách sản phẩm trong hệ thống theo mã Serial hoặc mã PIN hoặc mã QR Code.
Xuất file excel để in tem (nếu có).
Cấu hình thông tin trôi bảo hành của model sản phẩm đã xuất kho cho đại lý (nếu có).
Bước 4: Khởi tạo mã QR Code
Cấu hình link QR Code cho từng mã Sản phẩm đã được tạo ra bằng chức năng import hoặc thêm hàng loạt trên hệ thống.
Cấu hình mã QR Code link vào website bảo hành điện tử của Doang nghiệp theo các trạng thái khác nhau.
Xuất file danh sách để in tem.
Bước 5: Tích hợp SMS và Zalo OA
Đăng ký và khai báo các dịch vụ SMS với nhà mạng, thời gian đăng ký từ 3 - 5 ngày.
Setup kịch bản nội dung thông báo gửi về số điện thoại cho khách hàng
Lưu trữ danh sách tin nhắn đến và tin nhắn gửi đi.
Bước 6: Kiểm tra và thử nghiệm trước khi bàn giao
Sau khi phát triển và cấu hình đầy đủ các chức năng theo yêu cầu -> tiến hành thử nghiệm các kịch bản trước khi bàn giao.
Có thể tiến hành demo thử nghiệm tại công ty (nếu các dự án mang tính mở rộng nhiều chức năng)
Thiết kế mẫu tem bảo hành điện tử QR Code
Doanh nghiệp muốn triển khai tự in tem bảo hành QR Code ngay tại công ty và dán lên sản phẩm, có thể thực hiện bằng phần mềm Bartender kết hợp với máy in có sẵn.
Hướng dẫn cài đặt phần mềm bartender và kết nối máy in tem.
Hướng dẫn thiết kế mẫu tem bảo hành điện tử QR Code theo yêu cầu, tiến hành chỉnh sửa, thay đổi thông tin theo đúng chuẩn kích thước con tem để dán lên sản phẩm.
Hướng dẫn import dữ liệu từ file excel lên phần mềm bartender.
Hướng dẫn in tem qr code bằng phần mềm bartender.
Tham khảo video hướng dẫn sử dụng phần mềm Bartender
Bàn giao và hướng dẫn sử dụng phần mềm
Tiến hành bàn giao trực tiếp tại Công ty cho bộ phận tiếp nhận sử dụng phần mềm (tùy theo điều kiện khách quan) hoặc bàn giao, hướng dẫn online bằng phần mềm zoom.
Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết các chức năng, quy trình thực hiện từ phần mềm để quản lý hiệu quả như:
Quản lý danh sách thành viên, Đại lý, phân quyền.
Cập nhật thông tin sản phẩm và tạo mã QR Code cho sản phẩm.
Xuất kho danh sách sản phẩm cho Đại lý, cửa hàng.
Quản lý hỗ trợ khách hàng và tạo phiếu sửa chữa bảo hành.
Quản lý chăm sóc, cập nhật thông tin và quản lý tin nhắn gửi cho khách hàng.
Quản lý kiểm tra, kích hoạt bảo hành sản phẩm.
Các chức năng liên quan đến cấu hình, bài viết.
Cung cấp bộ tài liệu hướng dẫn triển khai bảo hành điện tử hiệu quả.
Hỗ trợ 24/7
Phần mềm sau khi bàn giao sẽ được bảo hành 01 năm miễn phí hoặc theo điều khoản trong hợp đồng hai Bên đã ký kết.
Sau khi hết thời hạn bảo hành trên sẽ tiến hành gia hạn theo đúng điều khoản trong hợp đồng.
Mở rộng theo yêu cầu
Các yêu cầu mới phát sinh có thể được trao đổi và mở rộng tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Hệ thống luôn sẵn sàng mở rộng, tích hợp và phát triển thành ứng dụng trên di động.
Có thể cung cấp API để kết nối với các đối tác khác.
Truyền thông đến khách hàng như thế nào?
Để triển khai thành công hệ thống bảo hành điện tử thì người tiêu dùng có yếu tố quyết định trong việc thực hiện kích hoạt bảo hành sau khi mua hàng, các phương án có thể tham khảo thực hiện như sau:
Cập nhật thông tin chính sách liên quan đến bảo hành điện tử trên website, fanpage, kênh youtube... để truyền thông trên internet. Thực hiện các chiến dịch chạy quảng cáo kết hợp Loyalty.
Truyền thông chính sách bảo hành điện tử tới các Nhà phân phối, Đại lý, Cửa hàng... bằng tài liệu, video và chính sách riêng (nếu có).
Đồng thời chuẩn bị các mẫu hướng dẫn, tem nhãn, mã QR Code dán trên bao bì, thùng hàng để quá trình thực hiện triển khai và khách hàng sử dụng thuận lợi, hiệu quả.
Khi khách hàng mua sản phẩm tại TTTM, cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối, đại lý… sẽ được thực hiện kích hoạt bảo hành theo hướng dẫn hoặc do nhân viên hướng dẫn.
Đại lý hoặc nhân viên có thể chủ động hướng dẫn hoặc thực hiện kích hoạt giúp khách hàng để nhận ưu đãi trong chương trình tích điểm hoặc tiền.
Kết hợp thực hiện các chương trình mở rộng bảo hành, tích điểm đổi quà hay kích hoạt nhận tiền sẽ là chiến dịch truyền thông hiệu quả khi nhận được sự hưởng ứng của người tiêu dùng vừa tăng doanh thu.
Thường xuyên kiểm tra, quản lý hệ thống thông tin phản hồi bằng tin nhắn SMS, Zalo hoặc Email…để người mua nhận được phản hồi ngay sau khi kích hoạt bảo hành.
Tích hợp thêm các chức năng khảo sát - ghi nhận ý kiến khách hàng sau khi kích hoạt bảo hành để nâng cấp, hỗ trợ tốt hơn.
Triển khai bảo hành điện tử bằng QR Code mang lại nhiều lợi ích hơn cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Khách hàng có thể dễ dàng kiểm tra thông tin bảo hành, xác thực chính hãng bằng nhiều cách đơn giản. Doanh nghiệp cũng có thể quản lý bảo hành hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.
Bảo hành điện tử cho sản phẩm xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. Doanh nghiệp cần phải áp dụng và số hóa quy trình bảo hành điện tử để nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng cường trải nghiệm khách hàng.
Tại Việt Nam, 3M được thành lập vào năm 1994. Cho đến nay, bên cạnh nỗ lực mang đến những sản phẩm ứng dụng khoa học tiên tiến cho các doanh nghiệp và người tiêu dùng Việt Nam, chúng tôi còn hỗ trợ các dự án cộng đồng hướng đến sự phát triển bền vững trong tương lai của Việt Nam.
Máy in tem QR Code là máy chuyên in tem nhãn có mã qr code, mã vạch và dữ liệu khác. Máy in sẽ được kết nối cùng các hệ thống máy tính (có thể là máy tính để bàn, laptop, máy POS,...) để nhận và in dữ liệu lên con tem như tên sản phẩm, giá cả, link, mã qr code, mã pin, số Serial, Model, giá bán hoặc Mã vạch...
Bartender là phần mềm thiết kế và in ấn tem nhãn chuyên nghiệp, được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau, bao gồm cả lĩnh vực bảo hành điện tử. Phần mềm Bartender cho phép bạn dễ dàng tạo và in tem QR Code với nhiều tùy chọn khác nhau.
Các loại tem QR Code sử dụng chất liệu giấy hoặc decal bình thường như decal nhiệt có thể tự thiết kế và in ấn tại nhà xưởng, công ty... để chủ động trong việc dán tem nhãn lên sản phẩm.
