Bảo hành điện tử

Phần mềm bảo hành điện tử

Phần mềm Bảo hành điện tử là phương án sử dụng tổng đài SMS, Website, Tem điện tử, mã QR Code, Ứng dụng di động (Mobile Application) để Người tiêu dùng chủ động kích hoạt bảo hành điện tử cho sản phẩm sau khi mua hàng. Thông tin thời hạn bảo hành sẽ được thông báo lại bằng SMS, Email hoặc tin nhắn Zalo ZNS đến số điện thoại của khách hàng.

Phần mềm bảo hành điện từ là gì? Khái niệm và Mục đích sử dụng?

Phần mềm bảo hành điện tử là phần mềm được phát triển các chức năng giúp cho doanh nghiệp quản lý dữ liệu bảo hành tập trung.

Khi sử dụng phần mềm giúp cho các doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả bảo hành và đảm bảo quyền lợi của người tiêu dùng.

Phần mềm cùng với Tem bảo hành điện tử tạo thành một phương thức bảo hành điện tử thông minh hỗ trợ cho Doanh nghiệp quản lý dịch vụ bảo hành.

Phần mềm hoạt động trên nền tảng Cloud, do đó chỉ cần các thiết bị (Laptop, Máy tính, Ipad, Điện thoại di động) có kết nối Internet là có thể truy cập và xem được dữ liệu.

Mục đích sử dụng của phần mềm là thay thế cho phương thức quản lý bảo hành truyền thống bằng phiếu bảo hành, google sheet hay Excel. Điều đó được thể hiện qua các tính năng mạnh mẽ giúp quản lý một cách tổng quát và sâu vào hoạt động trong dịch vụ bảo hành:
  • Kích hoạt và tra cứu bảo hành điện tử
  • Xử lý yêu cầu bảo hành
  • Quản lý kho linh kiện
  • Quản lý sản phẩm xuất kho đại lý
  • V.v..
Các Module chức năng của phần mềm?

Phần mềm bảo hành điện tử cung cấp các chức năng giúp quản lý quy trình bảo hành trước và sau bán hàng hiệu quả. Đặc biệt dữ liệu bảo hành tạo thành các báo cáo cung cấp một góc nhìn trực quan hóa.

Chức năng kích hoạt bảo hành điện tử


Kết hợp phần mềm bảo hành điện tử và tem bảo hành điện tử mang đến cho người mua sản phẩm một phương thức kích hoạt bảo hành điện tử bằng phương thức nhắn tin SMS, quét QR Code hoặc nhập thông tin trên Website bảo hành của doanh nghiệp.

Với phương thức này, đem lại sự thuận tiện và chủ động trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm. Tránh đi tình trạng làm mất các phiếu bảo hành và không nhận được chính sách bảo hành từ cho sản phẩm của mình.

Hơn nữa, điều này còn đóng vai trò là phương xác thực sản phẩm chính hãng giúp phân biệt bằng mắt với các sản phẩm hàng giả, hàng nhái trên thị trường. Tham khảo Video sử dụng phương thức Kích hoạt bảo hành điện tử cho sản phẩm.




Chức năng quản lý sản phẩm


Mỗi một sản phẩm được kích hoạt bảo hành thành công sẽ tự động được lưu vào hệ thống với các thông tin như:

  • Thông tin sản phẩm
  • Thông tin khách hàng
  • Thông tin đại lý bán
  • Thông tin thời gian,v.v. 
-->Đây là các thông tin cần có đối với góc nhìn của quản lý bảo hành.



Tuy nhiên, một phần mềm bảo hành điện tử cần sử dụng để quản lý sâu hơn chuỗi đường đi từ doanh nghiệp tới các đại lý, luân chuyển giữa các kho hay đại lý trả hàng về.

Với các thông tin cụ thể và chi tiết giúp tạo thành các báo cung cấp một góc nhìn tổng quan cho người quản lý để làm cơ sở để đưa ra các quyết định.

Chức năng quản lý kho linh kiện


Một công đoạn không thể không nhắc đến trong quy trình bảo hành là công đoạn sửa chữa thay thế linh kiện bảo hành --> Đây là dữ liệu cần có trong cả Bảo hành, Bảo trì và Sửa chữa.

Phần mềm bảo hành điện tử cần có chức năng này với các thông tin kèm theo như: 

  • Thông tin linh kiện, thông tin kho lưu kho 
  • Thông tin thời gian nhập xuất kho 
  • Thông tin nơi nhận 
  • Giá nhập và giá xuất bán 


Với chức năng này, bạn có thể tích hợp dịch vụ bảo hành vào trong các dịch vụ kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp như: Bán linh kiện thay thế, Triển khai chương trình thưởng cho các đối tác lắp đặt

Chức năng quản lý dữ liệu khách hàng


Một chức năng quan trọng không thể thiếu là quản lý dữ liệu khách hàng đã mua và kích hoạt bảo hành thành công. Chức năng hoạt động trên các tính năng:
  • Tự động lưu trữ dữ liệu mới và ghi nhận lịch sử thay đổi 
  • Lọc khách hàng theo các dữ liệu khóa: Số điện thoại, Họ và Tên, Email 
  • Lọc theo tỉnh thành
  • Import dữ liệu khách hàng bằng File Excel


Với chức năng này, giúp cho việc xử lý tác vụ bảo hành một cách chính xác và tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu như cách thủ công. Đặc biệt dữ liệu được đồng bộ và minh bạch dù truy cập ở các tài khoản nào được phân quyền hay bộ phần nào.

Chức năng quản lý yêu cầu bảo hành


Thay vì sử dụng phiếu tiếp nhận bảo hành giấy thì với phần mềm bảo hành điện tử, đơn vị tiếp nhận bảo hành sau khi tiếp nhận thông tin sẽ Truy cập vào phần mềm ->  Tạo phiếu bảo hành.

  • Phiếu bảo hành sau khi gởi tạo được chia làm 2 bản, một phiên bản trên phần mềm, với các tính năng:
  • Ghi nhận Thông tin khách hàng, Ngày nhận và ngày trả bảo hành, Mô tả lỗi, Hình ảnh
  • Ghi nhận thông tin sản phẩm bảo hành, linh kiện cần thay thế
  • Ghi nhận chi phí dịch vụ sửa chữa
  • Ghi nhận thông tin trả bảo hành


Và 1 phiên bản phiếu Tiếp nhận bảo hành và Sửa chữa bằng giấy



Với chức năng này có mục đích là dữ liệu yêu cầu bảo hành được tập trung và lưu trữ tập trung thuận tiện cho việc quản lý và truy xuất thông tin với các tính năng:

"Các yêu cầu bảo hành được tiếp nhận từ Zalo OA hoặc trực tiếp từ Website bảo hành"

Chức năng quản lý đại lý, trạm bảo hành


Phân quyền và cấu hình các chức năng cho các đại lý truy cập vào phần mềm thực hiện các chức năng tương ứng.

Khi sử dụng phần mềm bảo hành điện tử sẽ hỗ trợ đại lý hoặc các trạm bảo hành thực hiện các hoạt động:

  • Tạo phiếu tiếp nhận bảo hành 
  • Xác thực thông tin sản phẩm và thời hạn bảo hành còn lại
  • Kích hoạt bảo hành hàng loạt từ phần mềm
  • V.v.

--> Các chức năng được cấu hình theo User mang lại khả năng linh hoạt tùy theo đặc điểm từng doanh nghiệp khác nhau.

Demo Các Chức Năng Miễn Phí!


Các hình thức để Người tiêu dùng sử dụng dịch vụ bảo hành điện tử

Sau khi phân loại, cập nhật thông tin lên phần mềm và dán tem (nếu có) cho tất cả sản phẩm của công ty. Sản phẩm đã sẵn sàng bán ra ngoài thị trường, khách hàng là người tiêu dùng sau khi mua hàng có thể sử dụng các hình thức dưới đây để kích hoạt bảo hành:

Phương án khuyến khích người tiêu dùng tham gia bảo hành điện tử

Để triển khai thành công hệ thống bảo hành điện tử thì người tiêu dùng có yếu tố quyết định trong việc thực hiện kích hoạt bảo hành sau khi mua hàng, các phương án để khuyến khích người tiêu dùng thực hiện:
  • Người tiêu dùng mua sản phẩm mới tại TTTM, cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối, đại lý... sẽ thực hiện kích hoạt bảo hành theo hướng dẫn trên thùng hàng, tem nhãn hoặc do đại lý hướng dẫn.
  • Đại lý hoặc kỹ thuật có thể chủ động hướng dẫn cho khách hàng hoặc thực hiện kích hoạt giúp cho khách hàng để nhận được ưu đãi trong chương trình tích điểm hoặc tiền.
  • Công ty chủ động thiết kế các mẫu hướng dẫn, tem nhãn, mã QR Code dán trên bao bì, thùng hàng để quá trình kích hoạt thuận lợi và nhanh chóng. 
  • Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin sản phẩm, thời hạn bảo hành... và nhanh chóng trả về kết quả cho khách hàng bằng tin nhắn SMS, Zalo hoặc Email..
  • Truyền thông chính sách, hướng dẫn trên các kênh thông tin để phổ biến chính sách và chương trình của công ty.

tin nhắn bảo hành điện tử

  • Có thể mở rộng các chương trình như tích điểm - đổi quà hoặc mở rộng thời gian bảo hành thêm 3 - 6 tháng để khuyết khích người mua tích cực tham gia.
  • Triển khai APP Loyalty để chủ động tích điểm, tặng quà và chăm sóc khách hàng nhanh chóng.
  • Phát triển đại lý - công tác viên - kỹ thuật trên toàn quốc với chính sách hợp lý để cả hệ thống tham gia công tác chăm sóc khách hàng tốt nhất.

Chức năng gói Phần mềm Bảo hành điện tử:

Chức năng chính của gói Phần mềm Bảo hành điện tử sẽ bao gồm đầy đủ các yêu cầu để triển khai thành công hệ thống bảo hành cho doanh nghiệp và đem lại sự chủ động trong công tác quản lý, cập nhật thông tin sản phẩm, hỗ trợ khách hàng cũng như tích hợp, đồng bộ dữ liệu:
  • Quản lý thành viên, phân quyền.
  • Quản lý danh sách đại lý, cửa hàng, mở rộng việc đăng ký sử dụng hệ thống trên toàn quốc.
  • Quản lý thông tin sản phẩm theo Hãng, Model, Lô.
  • Quản lý danh sách sản phẩm theo Serial, tự tạo danh sách Serial theo yêu cầu, xuất file excel để in tem bảo hành dán lên sản phẩm.
  • Quản lý mã QR Code, tự tạo mã QR theo yêu cầu và theo website của doanh nghiệp
  • Quản lý PIN hoặc Code để in tem bảo hành điện tử có tích hợp SMS.
  • Quản lý xuất kho cho đại lý, cửa hàng trên toàn quốc.
  • Quản lý tích điểm, tích tiền cho đại lý - Thực hiện đổi quà từ điểm và đối soát doanh thu cho Đại lý.
  • Quản lý tin nhắn kích hoạt bảo hành của khách hàng và cấu hình nội dung thông báo cho khách hàng.
  • Quản lý các vấn đề về báo lỗi sản phẩm, yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng.
  • Quản lý phiếu bảo hành, linh kiện, tình trạng hư hỏng
  • Quản lý lịch bảo trì, công việc và giao việc.
  • Quản lý khách hàng gồm có thông tin, lịch sử nhắn tin, sản phẩm, phiếu bảo hành, lịch bảo trì...
  • Quản lý Nơi mua, cửa hàng, Khảo sát...
  • Tích hợp các dịch vụ SMS Brandname, Zalo OA, tổng đài SMS.
  • Báo cáo thống kê theo yêu cầu từng doanh nghiệp.

Bảng giá phần mềm bảo hành điện tử
Tùy theo yêu cầu triển khai bảo hành điện tử, các gói phần mềm được xây dựng dựa theo các chức năng và hình thức áp dụng trong thực tế:

# Gói phần mềm Chi phí
1 Gói Bảo hành điện tử trên Website
2,900,000 vnd/năm
2 Gói Bảo hành điện tử tích hợp tổng đài SMS 3,900,000 vnd/năm
3 Gói Bảo hành điện tử bằng mã QR Code 4,900,000 vnd/năm
4 Gói phần mềm Tem bảo hành điện tử SMS 5,500,000 vnd/năm
5 Gói phần mềm Tem bảo hành điện tử QR Code 4,900,000 vnd/năm
6 Gói phần mềm Tích điểm SMS 4,900,000 vnd/năm
7 Gói in Tem phủ cào SMS - QR Code 5,000,000 vnd/lô (*)

(*) Chi phí in tem sẽ phụ thuộc vào chất liệu, kích thước và số lượng, số lượng in càng lớn chi phi sẽ giảm xuống.

Triển khai hoàn thiện gói phần mềm bảo hành điện tử bao gồm những gì?

Gói phần mềm khi triển khai hoàn hiện cho danh nghiệp sẽ bao gồm đầy đủ chức năng, quản trị, hướng dẫn sử dụng, support 24/7 và mở rộng theo yêu cầu:

  • Phần mềm và thông tin quản trị.
  • Website Tra cứu - Kích hoạt bảo hành online tích hợp vào web công ty.
  • Bảo mật SSL.
  • Tích hợp tổng đài SMS miễn phí (subkeyword).
  • Mẫu tem điện tử thiết kế miễn phí.
  • Hướng dẫn sử dụng và thiết kê in ấn bằng bartender.
  • Bộ tài liệu hướng dẫn triển khai.

Mở rộng yêu cầu trong phần mềm Bảo hành điện tử

Các chức năng bảo hành, bảo trì có thể mở rộng theo nghiệp vụ riêng của từng doanh nghiệp, ngoài các tính năng bảo hành có thể phát triển thêm các chức năng quản lý như:
  • Quản lý sản phẩm, kho hàng, đơn hàng, khách hàng...
  • Phát triển Ứng dụng bảo hành điện tử trên di động, cập nhật APP lên store của Android và iOS.
  • Tích hợp đồng bộ dữ liệu với các phần mềm khác: Getfly CRM, CRM khác, SAP, NETSuite...
  • Tích hợp các dịch vụ như Zalo ZNS, SMS, Email.