Phần mềm bảo hành điện tử là một giải pháp công nghệ tiên tiến dành cho doanh nghiệp để quản lý quá trình bảo hành sản phẩm thông qua phiếu bảo hành điện tử và kích hoạt bảo hành bằng các phương thức như QR Code, ứng dụng di động, SMS hoặc website.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm
Đây là một Phần mềm đa năng giúp tối ưu hóa và số hóa quá trình bảo hành, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Một số các tính năng và lợi ích chính của phần mềm bảo hành điện tử:
Số hóa Cơ Sở Dữ liệu Bảo Hành: Phần mềm này cho phép nhập và truy xuất dữ liệu bảo hành một cách tự động và trung tâm, giúp giảm thiểu nhu cầu về thủ tục giấy tờ và nhập liệu thủ công, từ đó giảm nguy cơ sai sót.
Phân Tích và Báo Cáo Dữ liệu: Các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ được tích hợp trong phần mềm giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về xu hướng bảo hành, số lượng yêu cầu bồi thường và mức độ hài lòng của khách hàng.
Hệ thống Đa Nền Tảng và Đa Thiết Bị: Phần mềm tương thích với nhiều loại thiết bị như máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh, cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi.
Cơ Sở Hạ Tầng Dựa Trên Đám Mây: Lợi ích của công nghệ đám mây giúp tạo điều kiện truy cập liền mạch từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Tích Hợp với Tổng Đài Số, SMS, Ví Điện Tử: Các tính năng này giúp cung cấp thông tin cập nhật, lời nhắc và thông báo trạng thái cho khách hàng về yêu cầu bảo hành hoặc sửa chữa sản phẩm.
Trực Quan Hóa Dữ liệu: Kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu như biểu đồ, đồ thị giúp trình bày dữ liệu bảo hành phức tạp một cách rõ ràng và trực quan.
Giám Sát Chất Lượng Từ Xa: Cho phép doanh nghiệp giám sát hoạt động bảo hành và chất lượng dịch vụ từ xa, đảm bảo chất lượng dịch vụ nhất quán.
Tích Hợp với Hệ Thống SAP, ERP, CRM: Đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu, đồng bộ hóa thông tin liên quan đến bảo hành với các dữ liệu kinh doanh khác.
Theo Dõi Hành Trình Sản Phẩm: Cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu lịch sử toàn diện trên từng sản phẩm, từ đó xác định các vấn đề tái diễn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tra Cứu Tiến Độ Bảo Hành Trực Tuyến: Một cổng thông tin dịch vụ cho phép khách hàng theo dõi trạng thái yêu cầu bảo hành, xem tiến trình sửa chữa và nhận thông tin cập nhật.
Các Module chức năng của phần mềm?
Phần mềm bảo hành điện tử cung cấp các chức năng giúp quản lý quy trình bảo hành trước và sau bán hàng hiệu quả. Đặc biệt dữ liệu bảo hành tạo thành các báo cáo cung cấp một góc nhìn trực quan hóa.
Chức năng kích hoạt bảo hành điện tử
Kết hợp phần mềm bảo hành điện tử và tem bảo hành điện tử mang đến cho người mua sản phẩm một phương thức kích hoạt bảo hành điện tử bằng phương thức nhắn tin SMS, quét QR Code hoặc nhập thông tin trên Website bảo hành của doanh nghiệp.
Với phương thức này, đem lại sự thuận tiện và chủ động trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm. Tránh đi tình trạng làm mất các phiếu bảo hành và không nhận được chính sách bảo hành từ cho sản phẩm của mình.
Hơn nữa, điều này còn đóng vai trò là phương xác thực sản phẩm chính hãng giúp phân biệt bằng mắt với các sản phẩm hàng giả, hàng nhái trên thị trường. Tham khảo Video sử dụng phương thức Kích hoạt bảo hành điện tử cho sản phẩm.
Chức năng quản lý sản phẩm
Mỗi một sản phẩm được kích hoạt bảo hành thành công sẽ tự động được lưu vào hệ thống với các thông tin như:
Thông tin sản phẩm
Thông tin khách hàng
Thông tin đại lý bán
Thông tin thời gian,v.v.
-->Đây là các thông tin cần có đối với góc nhìn của quản lý bảo hành.
Tuy nhiên, một phần mềm bảo hành điện tử cần sử dụng để quản lý sâu hơn chuỗi đường đi từ doanh nghiệp tới các đại lý, luân chuyển giữa các kho hay đại lý trả hàng về.
Với các thông tin cụ thể và chi tiết giúp tạo thành các báo cung cấp một góc nhìn tổng quan cho người quản lý để làm cơ sở để đưa ra các quyết định.
Chức năng quản lý kho linh kiện
Một công đoạn không thể không nhắc đến trong quy trình bảo hành là công đoạn sửa chữa thay thế linh kiện bảo hành --> Đây là dữ liệu cần có trong cả Bảo hành, Bảo trì và Sửa chữa.
Phần mềm bảo hành điện tử cần có chức năng này với các thông tin kèm theo như:
Thông tin linh kiện, thông tin kho lưu kho
Thông tin thời gian nhập xuất kho
Thông tin nơi nhận
Giá nhập và giá xuất bán
Với chức năng này, bạn có thể tích hợp dịch vụ bảo hành vào trong các dịch vụ kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp như: Bán linh kiện thay thế, Triển khai chương trình thưởng cho các đối tác lắp đặt
Chức năng quản lý dữ liệu khách hàng
Một chức năng quan trọng không thể thiếu là quản lý dữ liệu khách hàng đã mua và kích hoạt bảo hành thành công. Chức năng hoạt động trên các tính năng:
Tự động lưu trữ dữ liệu mới và ghi nhận lịch sử thay đổi
Lọc khách hàng theo các dữ liệu khóa: Số điện thoại, Họ và Tên, Email
Lọc theo tỉnh thành
Import dữ liệu khách hàng bằng File Excel
Với chức năng này, giúp cho việc xử lý tác vụ bảo hành một cách chính xác và tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu như cách thủ công. Đặc biệt dữ liệu được đồng bộ và minh bạch dù truy cập ở các tài khoản nào được phân quyền hay bộ phần nào.
Chức năng quản lý yêu cầu bảo hành
Thay vì sử dụng phiếu tiếp nhận bảo hành giấy thì với phần mềm bảo hành điện tử, đơn vị tiếp nhận bảo hành sau khi tiếp nhận thông tin sẽTruy cập vào phần mềm-> Tạo phiếu bảo hành.
Phiếu bảo hành sau khi gởi tạo được chia làm 2 bản, một phiên bản trên phần mềm, với các tính năng:
Ghi nhận Thông tin khách hàng, Ngày nhận và ngày trả bảo hành, Mô tả lỗi, Hình ảnh
Ghi nhận thông tin sản phẩm bảo hành, linh kiện cần thay thế
Ghi nhận chi phí dịch vụ sửa chữa
Ghi nhận thông tin trả bảo hành
Và 1 phiên bản phiếu Tiếp nhận bảo hành và Sửa chữa bằng giấy
Với chức năng này có mục đích là dữ liệu yêu cầu bảo hành được tập trung và lưu trữ tập trung thuận tiện cho việc quản lý và truy xuất thông tin với các tính năng:
"Các yêu cầu bảo hành được tiếp nhận từ Zalo OA hoặc trực tiếp từ Website bảo hành"
Chức năng quản lý đại lý, trạm bảo hành
Phân quyền và cấu hình các chức năng cho các đại lý truy cập vào phần mềm thực hiện các chức năng tương ứng.
Khi sử dụng phần mềm bảo hành điện tử sẽ hỗ trợ đại lý hoặc các trạm bảo hành thực hiện các hoạt động:
Tạo phiếu tiếp nhận bảo hành
Xác thực thông tin sản phẩm và thời hạn bảo hành còn lại
Kích hoạt bảo hành hàng loạt từ phần mềm
V.v.
--> Các chức năng được cấu hình theo User mang lại khả năng linh hoạt tùy theo đặc điểm từng doanh nghiệp khác nhau.
Demo Các Chức Năng Miễn Phí!
Các hình thức để Người tiêu dùng sử dụng dịch vụ bảo hành điện tử
Sau khi phân loại, cập nhật thông tin lên phần mềm và dán tem (nếu có) cho tất cả sản phẩm của công ty. Sản phẩm đã sẵn sàng bán ra ngoài thị trường, khách hàng là người tiêu dùng sau khi mua hàng có thể sử dụng các hình thức dưới đây để kích hoạt bảo hành:
Phương án khuyến khích người tiêu dùng tham gia bảo hành điện tử
Để triển khai thành công hệ thống bảo hành điện tử thì người tiêu dùng có yếu tố quyết định trong việc thực hiện kích hoạt bảo hành sau khi mua hàng, các phương án để khuyến khích người tiêu dùng thực hiện:
Người tiêu dùng mua sản phẩm mới tại TTTM, cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối, đại lý... sẽ thực hiện kích hoạt bảo hành theo hướng dẫn trên thùng hàng, tem nhãn hoặc do đại lý hướng dẫn.
Đại lý hoặc kỹ thuật có thể chủ động hướng dẫn cho khách hàng hoặc thực hiện kích hoạt giúp cho khách hàng để nhận được ưu đãi trong chương trình tích điểm hoặc tiền.
Công ty chủ động thiết kế các mẫu hướng dẫn, tem nhãn, mã QR Code dán trên bao bì, thùng hàng để quá trình kích hoạt thuận lợi và nhanh chóng.
Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin sản phẩm, thời hạn bảo hành... và nhanh chóng trả về kết quả cho khách hàng bằng tin nhắn SMS, Zalo hoặc Email..
Truyền thông chính sách, hướng dẫn trên các kênh thông tin để phổ biến chính sách và chương trình của công ty.
Có thể mở rộng các chương trình như tích điểm - đổi quà hoặc mở rộng thời gian bảo hành thêm 3 - 6 tháng để khuyết khích người mua tích cực tham gia.
Triển khai APP Loyalty để chủ động tích điểm, tặng quà và chăm sóc khách hàng nhanh chóng.
Phát triển đại lý - công tác viên - kỹ thuật trên toàn quốc với chính sách hợp lý để cả hệ thống tham gia công tác chăm sóc khách hàng tốt nhất.
Chức năng gói Phần mềm Bảo hành điện tử:
Chức năng chính của gói Phần mềm Bảo hành điện tử sẽ bao gồm đầy đủ các yêu cầu để triển khai thành công hệ thống bảo hành cho doanh nghiệp và đem lại sự chủ động trong công tác quản lý, cập nhật thông tin sản phẩm, hỗ trợ khách hàng cũng như tích hợp, đồng bộ dữ liệu:
Quản lý thành viên, phân quyền.
Quản lý danh sách đại lý, cửa hàng, mở rộng việc đăng ký sử dụng hệ thống trên toàn quốc.
Quản lý thông tin sản phẩm theo Hãng, Model, Lô.
Quản lý danh sách sản phẩm theo Serial, tự tạo danh sách Serial theo yêu cầu, xuất file excel để in tem bảo hành dán lên sản phẩm.
Quản lý mã QR Code, tự tạo mã QR theo yêu cầu và theo website của doanh nghiệp
Quản lý PIN hoặc Code để in tem bảo hành điện tử có tích hợp SMS.
Quản lý xuất kho cho đại lý, cửa hàng trên toàn quốc.
Quản lý tích điểm, tích tiền cho đại lý - Thực hiện đổi quà từ điểm và đối soát doanh thu cho Đại lý.
Quản lý tin nhắn kích hoạt bảo hành của khách hàng và cấu hình nội dung thông báo cho khách hàng.
Quản lý các vấn đề về báo lỗi sản phẩm, yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng.
Quản lý khách hàng gồm có thông tin, lịch sử nhắn tin, sản phẩm, phiếu bảo hành, lịch bảo trì...
Quản lý Nơi mua, cửa hàng, Khảo sát...
Tích hợp các dịch vụ SMS Brandname, Zalo OA, tổng đài SMS.
Báo cáo thống kê theo yêu cầu từng doanh nghiệp.
Bảng giá phần mềm bảo hành điện tử
Tùy theo yêu cầu triển khai bảo hành điện tử, các gói phần mềm được xây dựng dựa theo các chức năng và hình thức áp dụng trong thực tế:
#
Gói phần mềm
Chi phí
1
Gói Bảo hành điện tử trên Website
2,900,000 vnd/năm
2
Gói Bảo hành điện tử tích hợp tổng đài SMS
3,900,000 vnd/năm
3
Gói Bảo hành điện tử bằng mã QR Code
4,900,000 vnd/năm
4
Gói phần mềm Tem bảo hành điện tử SMS
5,500,000 vnd/năm
5
Gói phần mềm Tem bảo hành điện tử QR Code
4,900,000 vnd/năm
6
Gói phần mềm Tích điểm SMS
4,900,000 vnd/năm
7
Gói in Tem phủ cào SMS - QR Code
5,000,000 vnd/lô (*)
(*) Chi phí in tem sẽ phụ thuộc vào chất liệu, kích thước và số lượng, số lượng in càng lớn chi phi sẽ giảm xuống.
Triển khai gói phần mềm bảo hành điện tử bao gồm những gì?
Gói phần mềm khi triển khai hoàn hiện cho danh nghiệp sẽ bao gồm đầy đủ chức năng, quản trị, hướng dẫn sử dụng, support 24/7 và mở rộng theo yêu cầu:
Phần mềm và thông tin quản trị.
Website Tra cứu - Kích hoạt bảo hành online tích hợp vào web công ty.
Bảo mật SSL.
Tích hợp tổng đài SMS miễn phí (subkeyword).
Mẫu tem điện tử thiết kế miễn phí.
Hướng dẫn sử dụng và thiết kê in ấn bằng bartender.
Bộ tài liệu hướng dẫn triển khai.
Mở rộng yêu cầu trong phần mềm Bảo hành điện tử
Các chức năng bảo hành, bảo trì có thể mở rộng theo nghiệp vụ riêng của từng doanh nghiệp, ngoài các tính năng bảo hành có thể phát triển thêm các chức năng quản lý như:
Quản lý sản phẩm, kho hàng, đơn hàng, khách hàng...
Phát triển Ứng dụng bảo hành điện tử trên di động, cập nhật APP lên store của Android và iOS.
Tích hợp đồng bộ dữ liệu với các phần mềm khác: Getfly CRM, CRM khác, SAP, NETSuite...
